TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lebak merupakan Organisasi Perangkat Daerah tipe C yang merupakan unsur penunjang Urusan Pemerintah Bidang Perpustakaan dan Kearsipan dengan fungsi:
- Perumusan kebijakan teknis dibidang perpustakaan dan kearsipan;
- Pelaksanaan kebijakan teknis dibidang perpustakaan dan kearsipan;
- Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan teknis dibidang erpustakaan dan kearsipan;
- Pelaksanaan administrasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; dan
- Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan fungsinya.
- Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas :
Sejalan dengan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tersebut, maka Kepala Dinas mempunyai tugas :
- Tugas Pokok
- Memimpin, merumuskan, mengkoordinasikan, membina, dan mengevaluasi penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah sesuai dengan bidang tugasnya.
- Fungsi
- Perumusan kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan bidang kearsipan;
- Pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan bidang kearsipan;
- Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan daerah di bidang perpustakaan dan bidang kearsipan;
- Pelaksanaan administrasi dinas di bidang perpustakaan dan bidang kearsipan; dan
- Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan fungsinya.
- Sekretariat
Sejalan dengan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tersebut, maka Sekretariat mempunyai tugas :
- Tugas Pokok
- Memimpin, merencanakan, mengatur, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan operasional perencanaan, administratif ketatausahaan dan arsip, kepegawaian, kehumasan, pengelolaan barang milik daerah, serta pengelolaan keuangan.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
- Fungsi
- Penghimpunan bahan pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang guna penyusunan laporan tahunan;
- Pengkoordinasian penyusunan program dan penyelenggaraan tugas–tugas bidang secara terpadu;
- Pendistribusi tugas kepada bidang sesuai tugas dan kewenangannya;
- Pelaksanaan penyusunan rencana kerja dan program kegiatan dinas;
- Penghimpunan dan pengkoordinasian penyusunan data informasi, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan kegiatan dinas;
- Penyelenggaraan analisa kebutuhan barang, analisa kebutuhan pemeliharaan barang;
- Pengelolaan dan pemeliharaan barang inventaris dinas, inventarisir barang, pengamanan serta pemanfaatan barang yang dikuasai oleh dinas;
- Pelaksanaan urusan administrasi umum, penatausahaan keuangan dan barang, penyelenggaraan urusan rumah tangga dinas, perjalanan dinas, keprotokolan dan hubungan masyarakat;
- Pengumpulan bahan dan pelaksanaan peningkatan kinerja organisasi dinas;
- Pengelolaan retribusi pemakaian kekayaan daerah; dan
- Penyusunan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas.
- Kepala Bidang Perpustakaan
Sejalan dengan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tersebut, maka Kepala Bidang Perpustakaan mempunyai tugas :
- Tugas Pokok
- Merencanakan operasional, mengelola, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaporkan kegiatan Perpustakaan.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
- Fungsi
- Merumuskan dan mengendalikan penyusunan RENSTRA dan RENJA Bidang Perpustakaan;
- Merumuskan penyusunan RKA / DPA Bidang Perpustakaan;
- Mengarahkan dan mengendalikan layanan dan sirkulasi serta pengelolaan bahan pustaka;
- Mengarahkan dan mengendalikan pelayanan: Perpustakaan Umum, Perpustakaan Khusus, Perpustakaan Perangkat Daerah, Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Masyarakat, dan Perpustakaan Keliling;
- Mengarahkan dan mengendalikan konsultasi teknis perpustakaan;
- Mengarahkan dan mengendalikan penyuluhan kepada masyarakat untuk memasyarakatkan minat baca;
- Mengarahkan dan mengendalikan pelaksanaan pencegahan perawatan ruang koleksi dan bahan pustaka;
- Mengarahkan dan mengendalikan pembinaan dan bimbingan tentang perawatan dan pelestarian bahan pustaka serta penggunaan peralatan teknis perpustakaan;
- Melaksanakan koordinasi dengan Bidang lain;
- Merumuskan bahan Laporan Kinerja (LKj) lingkup Bidang Perpustakaan;
- Merumuskan bahan LPPD tahunan dan lima tahunan di lingkup Bidang Perpustakaan;
- Merumuskan bahan LKPJ Bupati di lingkup Bidang Perpustakaan;
- Mempelajari, memahami dan melaksanakan peraturan perundangan terkait;
- Memberikan saran dan pertimbangan penyelenggaraan lingkup Bidang Perpustakaan;
- Membagi tugas dan mendelegasikan kewenangan kepada bawahan;
- Membimbing atau memberikan petunjuk kepada bawahan;
- Mengendalikan dan menilai hasil kerja bawahan;
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas dan/atau kegiatan kepada atasan; dan
- Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
- Kepala Bidang Kearsipan
Sejalan dengan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tersebut, maka Kepala Bidang Kearsipan mempunyai tugas :
- Tugas Pokok
- Merencanakan operasional, mengelola, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaporkan Bidang Kearsipan.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
- Fungsi
- Merumuskan dan mengendalikan penyusunan RENSTRA dan RENJA lingkup Bidang Kearsipan;
- Merumuskan penyusunan RKA / DPA Bidang Kearsipan;
- Mengarahkan dan mengendalikan penetapan kebijakan penyelenggaraan kearsipan Daerah;
- Mengarahkan dan mengendalikan pembinaan kearsipan Daerah;
- Mengarahkan dan mengendalikan pengelolaan arsip;
- Mengarahkan dan mengendalikan fasilitasi dukungan sumber daya kearsipan;
- Mengarahkan dan mengendalikan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan teknis kearsiapan;
- Melakukan penerbitan ijin peminjaman arsip yang diajukan oleh dinas/instansi pemerintahan;
- Melaksanakan koordinasi dengan Bidang lain;
- Merumuskan bahan Laporan Kinerja (LKj) lingkup Bidang;
- Merumuskan bahan LPPD di lingkup Bidang;
- Merumuskan bahan LKPJ Bupati di lingkup Bidang;
- Mempelajari, memahami dan melaksanakan peraturan perundang terkait;
- Memberikan saran dan pertimbangan penyelenggaraan lingkup Bidang;
- Membagi tugas dan mendelegasikan kewenangan kepada bawahan;
- Membimbing atau memberikan petunjuk kepada bawahan;
- Mengendalikan dan menilai hasil kerja bawahan;
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas dan/atau kegiatan kepada atasan; dan
- Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
- Kepala Subag Program dan Keuangan
Sejalan dengan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tersebut, maka Kepala Subag Program dan Keuangan mempunyai tugas :
- Tugas Pokok
- Merencanakan, melaksanakan, membagi tugas, mengevaluasi dan memproses penyusunan bahan perencanaan program dan kegiatan serta penatausahaan dan pelaporan keuangan pada Dinas.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
- Fungsi
- Menyusun rencana kerja Sub Bagian;
- Menghimpun dan menyusun bahan RENSTRA, RENJA dan RKA/DPA Dinas;
- Menghimpun dan menyusun RPJPD dan RPJMD Dinas;
- Menghimpun, memaduserasikan program dan kegiatan Bidang;
- Menghimpun dan menyusun bahan evaluasi dan pelaporan program dan kegiatan Bidang;
- Menghimpun dan menyusun bahan LPPD dan LKPJ Dinas;
- Menyelenggarakan penatausahaan keuangan Dinas;
- Memverifikasi kelengkapan dokumen SPP-UP, GU), TU dan LS;
- Memverifikasi kelengkapan dokumen SPJ;
- Mengkoordinasikan pelaksanaan sistem dan prosedur penatausahaan akuntansi keuangan;
- Menyusun laporan realisasi keuangan semester pertama dan semester kedua;
- Menyiapkan laporan keuangan Dinas tahun anggaran;
- Menyusun bahan Laporan Kinerja (LKj) Sub Bagian;
- Menghimpun dan menyusun Laporan Kinerja (LKj) Dinas;
- Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan permasalahan serta mencari alternatif pemecahannya;
- Mempelajari, memahami dan melaksanakan peraturan perundang-undangan yang terkait;
- Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan;
- Membagi tugas kepada bawahan;
- Memberi petunjuk kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas;
- Menilai hasil kerja bawahan;
- Menyusun laporan pelaksanaan tugas dan/atau kegiatan kepada atasan; dan
- Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
- Kepala Subag Umum dan Kepegawaian
Sejalan dengan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tersebut, maka Kepala Subag Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas :
- Tugas Pokok
- Merencanakan, merencanakan, melaksanakan, membagi tugas dan mengendalikan pelayanan administrasi ketatausahaan dan arsip, kepegawaian, kehumasan dan pengelolaan barang milik daerah lingkup Dinas.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
- Fungsi
- Menyusun rencana kegiatan urusan tata naskah, ATK, sarana, dokumentasi dan kepegawaian;
- Menyusun RKA dan DPA Sub Bagian;
- Melakukan pencatatan dan pengisian buku/ register tentang harga dan barang;
- Melakukan dokumentasi dan sensus kepemilikan barang milik Dinas;
- Mendistribusikan perlengkapan dan keperluan alat tulis kantor di lingkungan Dinas;
- Menganalisa penetapan status barang dan menyusun usulan penghapusan asset;
- Melakukan pencatatan, inventarisasi dan pemindah-tanganan barang Dinas;
- Menyusun laporan mengenai kebutuhan barang berdasarkan skala prioritas;
- Menyediakan bahan berkaitan dengan pengadaan perlengkapan dan bangunan;
- Menyusun administrasi pembelian sarana prasarana di lingkungan Dinas;
- Menyusun rencana kebutuhan pemeliharaan barang Dinas;
- Menyimpan, merawat dan memelihara barang belum didistribusikan;
- Melakukan kegiatan pemeliharaan gedung dan barang milik Dinas;
- Menyusun realisasi penggunaan barang/perlengkapan milik Dinas;
- Memfasilitasi pengadaan dan pajak kendaraan bermotor Dinas;
- Melaksanakan penatausahaan surat menyurat Dinas dan kehumasan;
- Melaksanakan urusan administrasi kepegawaian lingkup Dinas;
- Menyusun Laporan Kinerja (LKj) Sub Bagian;
- Mengevaluasi dan permasalahan tugasnya serta mencari alternatif pemecahannya;
- Mempelajari, memahami dan melaksanakan peraturan perundangan terkait;
- Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan;
- Membagi tugas kepada bawahan;
- Memberi petunjuk kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas;
- Menilai hasil kerja bawahan;
- Menyusun laporan pelaksanaan tugas dan/atau kegiatan kepada atasan; dan
- Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
- Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan
Sejalan dengan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tersebut, maka Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas :
- Tugas Pokok
- Merencanakan kegiatan, melaksanakan, membagi tugas dan mengendalikan kegiatan Seksi Pembinaan Perpustakaan.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
- Fungsi
- Menyusun RENSTRA dan RENJA pada Seksi;
- Menyusun RKA/DPA di lingkup Seksi;
- Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan perpustakaan;
- Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan perpustakaan;
- Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi perpustakaan;
- Menyiapkan bahan penetapan dan peraturan kebijakan di bidang sarana dan prasarana perpustakaan;
- Melaksanakan penelitian, pengkajian dan pengembangan sitem, sarana dan prasarana perpustakaan;
- Melaksanakan pengembangan sumber daya manusia di bidang perpustakaan;
- Melaksanakan pengembangan sistem informasi layanan perpustakaan;
- Melaksanakan pembinaan teknis semua jenis perpustakaan di wilayah Daerah;
- Melaksanakan kerjasama dan jaringan perpustakaan;
- Melaksanakan pengembangan minat baca;
- Menyiapkan bahan penetapan kebijakan pelestarian koleksi Daerah berdasarkan kebijakan nasional;
- Menyiapkan bahan koordinasi pelestarian koleksi Daerah berdasarkan kebijakan nasional;
- Melaksanakan kegiatan pengembangan peningkatan profesionalisme Pustakawan;
- Melakukan koordinasi dengan seksi lain;
- Menyusun Laporan Kinerja (LKj) Seksi;
- Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan masalah lingkup tugas serta mencari alternatif pemecahannya;
- Mempelajari, memahami dan melaksanakan peraturan perundang yang terkait;
- Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan;
- Membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancer;
- Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan pedoman;
- Menilai hasil kerja bawahan;
- Menyusun laporan pelaksanaan tugas dan/atau kegiatan kepada atasan; dan
- Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
- Kepala Seksi Layanan Perpustakaan
Sejalan dengan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tersebut, maka Kepala Seksi Layanan Perpustakaan mempunyai tugas :
- Tugas Pokok
- Merencanakan kegiatan, melaksanakan, membagi tugas dan mengendalikan kegiatan Seksi Layanan Perpustakaan.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
- Fungsi
- Menyusun RENSTRA dan RENJA pada Seksi;
- Menyusun RKA / DPA di lingkup Seksi;
- Melaksanakan pelayanan perpustakaan umum perpustakaan khusus, perpustakaan Perangkat Daerah, perpustakaan sekolah serta perpustakaan keliling;
- Melaksanakan dan menyebarluaskan informasi dan promosi perpustakaan;
- Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis ketentuan pemanfaatan jasa layanan;
- Mengatur teknis penempatan (layout) pemanfaatan koleksi perpustakaan, referensi, ekstensi dan multi media;
- Mengontrol pelaksanaan layanan sirkulasi, referensi, ekstensi dan multi media;
- Melaksanakan analisa terhadap penyediaan bahan pustaka sesuai perkembangan jaman dan ilmu;
- Melaksanakan upaya konsultasi teknis perpustakaan untuk meningkatkan mutu dan kuantitas;
- Menyiapkan bahan penyusunan konsep dan analisa memasyarakatkan minat baca;
- Menyiapkan bahan penyusunan konsep materi pemberian penyuluhan minat baca;
- Melaksanakan pelaksanaan penyiangan dan penghapusan bahan pustaka;
- Mengadakan bahan pustaka dan memeriksa kelengkapan bahan pustaka;
- Melaksanakan fumigasi bahan pustaka;
- Melaksanakan pengelolaan bahan pustaka sesuai standar;
- Melaksanakan analisa terhadap bahan koleksi dan ruang koleksi yang rusak untuk mendaptkan perawatan;
- Melaksanakan katalogisasi, deskripsi, klasifikasi, tajuk subjek bahan pustaka;
- Memantau kondisi ruang koleksi agar suhu udaradan kelembaban tetap stabil;
- Memberi petunjuk teknis pelaksanaan pencegahan perawatan ruang koleksi dan bahan pustaka;
- Melaksanakan pemeliharaan peralatan teknis;
- Mengontrol penggunaan peralatan teknis perpustakaan;
- Melakukan koordinasi dengan seksi lain;
- Menyusun Laporan Kinerja (LKj) Seksi;
- Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan masalah lingkup tugas serta mencari alternatif pemecahannya;
- Mempelajari, memahami dan melaksanakan peraturan perundang yang terkait;
- Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan;
- Membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancer;
- Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan pedoman;
- Menilai hasil kerja bawahan;
- Menyusun laporan pelaksanaan tugas dan/atau kegiatan kepada atasan; dan
- Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
- Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelayanan Arsip
Sejalan dengan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tersebut, maka Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelayanan Arsip mempunyai tugas :
- Tugas Pokok
- Merencanakan kegiatan, melaksanakan, membagi tugas dan mengendalikan kegiatan Seksi Pengelolaan dan Pelayanan Arsip.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
- Fungsi
- Menyusun RENSTRA dan RENJA pada Seksi;
- Menyusun RKA/DPA di lingkup Seksi;
- Menyiapkan bahan penetapan kebijakan kearsipan Daerah;
- Melaksanakan pembinaan kearsipan kepada OPD, BUMD dan masyarakat;
- Menyiapkan bahan pemberian penghargaan;
- Memfasilitasi koordinasi dan kerjasama dengan OPD lainnya melakukan pembinaan kearsipan;
- Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis;
- Melaksanakan pengelolaan arsip statis, meliputi pelaksanaan akuisisi arsip stastis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis;
- Melaksanakan fasilitasi dan koordinasi penetapan autentikasi arsip terhadap arsip statis;
- Melaksanakan alih media arsip terhadap arsip dinamis dan arsip stastis;
- Membangun dan mengelola Sistem Informasi Kearsipan Kabupaten (SIKK);
- Memfasilitasi sarana pelayanan dan pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Kabupaten (JIKK);
- Melaksanakan pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan;
- Memproses permohonan ijin peminjaman arsip yang diajukan oleh dinas/instansi pemerintahan;
- Melakukan koordinasi dengan seksi lain;
- Menyusun Laporan Kinerja (LKj) Seksi;
- Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan permasalahan lingkup tugas serta mencari alternatif pemecahannya;
- Mempelajari, memahami dan melaksanakan peraturan perundang-undangan yang terkait;
- Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan;
- Membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancer;
- Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan pedoman;
- Menilai hasil kerja bawahan;
- Menyusun laporan pelaksanaan tugas dan/atau kegiatan kepada atasan; dan
- Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
- Kepala Seksi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip
Sejalan dengan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tersebut, maka Kepala Seksi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip mempunyai tugas :
- Tugas Pokok
- Merencanakan kegiatan, melaksanakan, membagi tugas dan mengendalikan kegiatan Seksi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
- Fungsi
- Menyusun RENSTRA dan RENJA pada Seksi;
- Menyusun RKA/DPA di lingkup Seksi;
- Menyusun bahan penetapan kriteria, tanggung jawab dan strategi perlindungan dan penyelamatan arsip;
- Menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA) meliputi JRA fasilitatif dan JRA substantif;
- Melakukan asistensi dan bimbingan penyusunan JRA kepada pencipta arsip;
- Mengelola dan menganalisa urusan akuisisi dan pelestarian;
- Melakukan akuisisi arsip statis sesuai ketentuan yang berlaku;
- Melaksanakan penyelamatan arsip yang bernilai sejarah;
- Mengusulkan pemberian apresiasi dan penghargaan bag arsip statis bernilai sejarah;
- Melaksanakan restorasi dan preservasi arsip statis sesuai kebijakan nasional;
- Melaksanakan fumigasi arsip statis;
- Melakukan koordinasi dengan seksi lain;
- Menyusun Laporan Kinerja (LKj) Seksi;
- Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan masala lingkup tugas serta mencari alternatif pemecahannya;
- Mempelajari, memahami dan melaksanakan peraturan perundang yang terkait;
- Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan;
- Membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancer;
- Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan;
- Menilai hasil kerja bawahan;
- Menyusun laporan pelaksanaan tugas dan/atau kegiatan kepada atasan; dan
- Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.